Bien choisir son imprimante multifonction

Une imprimante multifonction peut offrir les fonctionnalités pratiques dont votre organisation a besoin, mais il existe de nombreux choix. Avant de faire un choix, assurez-vous de tenir compte de ces facteurs clés.

Les imprimantes tout-en-un sont de plus en plus populaires, en particulier dans les petites sociétés, où l’espace de bureau et les investissements technologiques doivent être maximisés. Cependant, la myriade de modèles, de caractéristiques et de fonctions peut s’avérer déconcertante lors de la recherche et de la sélection d’une imprimante tout-en-un (également appelée multifonction). Des caractéristiques – telles que les scanners à plat et la résolution – aux fonctionnalités – impression, copie, numérisation et télécopie – il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors de la décision d’achat. Pour simplifier le processus, tenez compte de ces dix éléments lorsque vous évaluez vos choix.

Fonctionnalités

La première question à se poser lors de la recherche d’un achat d’imprimante tout-en-un est de savoir quelles fonctionnalités l’appareil doit offrir. En plus de servir d’imprimante, les tout-en-un comprennent généralement des fonctions de numérisation et de copie et, dans certains cas, des technologies de télécopie.

Bien entendu, les fabricants sont confrontés à une pression constante sur les prix. Pour maintenir des prix compétitifs, ils doivent souvent sacrifier la qualité des moteurs d’impression et de numérisation lorsqu’ils intègrent d’autres fonctionnalités (comme les services de fax) dans un appareil. Vous devez donc examiner attentivement les fonctions que le tout-en-un doit fournir au sein de votre organisation. En choisissant une unité ne comportant que les fonctions requises et en renonçant aux fonctionnalités inutiles, vous pouvez réduire le coût de l’unité tout en augmentant la probabilité que les fonctions que vous recevez soient de meilleure qualité.

L’impression de photos est une autre fonction offerte par certaines imprimantes tout-en-un. Si vous devez fréquemment imprimer des photos de haute qualité, assurez-vous que le modèle que vous choisissez supporte l’impression de photos. Au minimum, ces modèles doivent prendre en charge des formats de papier photo assortis, y compris des impressions 4 x 6, 5 x 7 et 8 x 10, ainsi que des résolutions d’impression couleur d’au moins 4 800 x 1 200 pixels.

Technologie d’impression

Le deuxième facteur à prendre en compte lors de l’achat d’un appareil multifonction est la technologie d’impression de l’appareil. Le jet d’encre par rapport au laser, voilà la question.

Les imprimantes à jet d’encre présentent de nombreux avantages. Les cartouches de rechange sont moins chères que les toners lasers. Les machines à jet d’encre, dans l’ensemble, sont généralement moins chères. Et elles ont généralement un encombrement beaucoup plus faible sur le bureau. De plus, les imprimantes à jet d’encre permettent généralement d’imprimer sur une plus grande variété de supports.

Les imprimantes laser présentent toutefois quelques avantages propres. La qualité d’impression est généralement meilleure et plus régulière, et leurs impressions, sur le long terme, sont généralement moins coûteuses. En effet, la durée de vie des cartouches à jet d’encre n’est qu’une fraction de celle des imprimantes laser. Les lasers sont également plus silencieux. Par contre elles sont presque toujours plus encombrantes que leurs homologues à jet d’encre.

Si vous n’arrivez pas à faire votre choix sur la technologie d’impression, nous vous conseillons vivement de vous renseigner sur le site du spécialiste du domaine https://www.allotoner.fr/. Vous trouverez toutes les informations nécessaires pour faire votre choix.

Caractéristiques de numérisation

Si certaines sociétés ne font qu’occasionnellement appel à leur imprimante tout-en-un pour scanner des documents, d’autres entreprises dépendent de ces appareils pour scanner quotidiennement de nombreux documents de plusieurs pages. Veillez à bien réfléchir à vos besoins en matière de numérisation.

Si vous devez scanner fréquemment des documents de plusieurs pages, insistez pour acheter une imprimante tout-en-un dotée d’un chargeur automatique de documents. La possibilité de charger plusieurs pages à la fois dans le bac d’alimentation de l’appareil, au lieu de devoir alimenter chaque page séparément, vous fera gagner un temps considérable chaque mois.

Les sociétés qui mettent l’accent sur la numérisation devraient acheter des modèles qui permettent de numériser des documents à haute résolution. Ils devraient éviter les modèles tout-en-un qui ne peuvent pas scanner des documents à des résolutions de balayage optique d’au moins 600 x 1 200 DPI (points par pouce) et 24 bits. Plus la profondeur de bits du DPI et du scanner est élevée, plus les images numérisées seront nettes et précises.

Si vous devez régulièrement numériser des documents ou des photographies de forme non standard, recherchez des modèles d’appareils équipés d’un scanner à plat. Sinon, ces documents de taille bizarre devront être scotchés sur du papier 8,5 x 11 pour que vous puissiez les faire passer par le mécanisme d’alimentation automatique de l’appareil – un processus à la fois encombrant et coûteux. Heureusement, de nombreux fabricants de systèmes tout-en-un (dont Brother, Epson, HP et Lexmark) produisent des modèles à plat qui sont également équipés de dispositifs d’alimentation automatique de documents.

Résolution d’impression

Lorsque la qualité d’impression est la première priorité, il faut accorder une attention particulière aux résolutions d’impression en noir et en couleur que produit le multifonction. La qualité d’impression est généralement mesurée en DPI. Plus le chiffre est élevé, mieux c’est.

Les imprimantes à jet d’encre bon marché produisent généralement une résolution noire de 600 x 600 DPI, alors que d’autres modèles produisent même 1 200 x 1 200 DPI. Les capacités couleur des imprimantes à jet d’encre bon marché, quant à elles, commencent souvent à 4 800 x 1 200 DPI.

La qualité d’impression en noir des imprimantes laser d’entrée de gamme dépasse presque toujours celle des machines à jet d’encre. Les lasers produisent généralement une résolution noire de 1 200 x 1 200 DPI, au minimum.

La qualité des couleurs des imprimantes laser peut être trompeuse. Bien qu’elle ne soit généralement pas aussi élevée que celle de l’impression couleur à jet d’encre, la résolution d’impression couleur des systèmes laser de 1 200 x 600 est courante, ce qui devrait s’avérer acceptable pour la plupart des besoins des entreprises. Lorsque vous achetez un modèle spécifique, presque tous les détaillants peuvent vous fournir des échantillons d’essai pour que vous puissiez les examiner.

Un point important à noter est la stratégie des fabricants pour répertorier les spécifications des imprimantes tout-en-un. Lorsque les fabricants indiquent la meilleure qualité d’impression d’un modèle, la note qu’ils donnent est presque toujours générée en utilisant les vitesses d’impression les plus lentes de l’imprimante.

Performances d’impression/cycles d’utilisation

La vitesse d’impression est importante dans presque tous les cas. Qu’une société ait besoin de produire régulièrement de longs rapports de plusieurs pages ou d’imprimer fréquemment de courts formulaires pour ses clients, les retards d’impression et la lenteur des performances des pages peuvent s’avérer frustrants et coûteux (notamment sous la forme d’opportunités perdues).

Les imprimantes à jet d’encre et laser d’entrée de gamme atteignent des vitesses de 20 à 30 pages par minute pour les pages noires. Les impressions en couleur sont plus longues à produire, notamment sur les machines à jet d’encre.

Toutefois, il faut garder à l’esprit que les fabricants indiquent généralement la qualité d’impression en mode brouillon d’une imprimante à jet d’encre lorsqu’ils indiquent le nombre maximum de pages par minute. Les imprimantes laser produisent généralement des impressions de meilleure qualité plus rapidement. En outre, les fabricants indiquent généralement les totaux de pages par minute après l’impression de la première page ; la plupart des imprimantes laser génèrent la première page plus rapidement que les imprimantes à jet d’encre.

Les cycles d’utilisation doivent également être pris en compte. Une machine conçue pour gérer 2 500 impressions par mois nécessitera des changements de cartouche plus fréquents et aura probablement une durée de vie plus courte si elle est utilisée dans un environnement où 5 000 impressions ou plus par mois sont nécessaires. Faites correspondre avec soin la production d’un appareil à son volume mensuel recommandé ou à son cycle d’utilisation.

Connectivité réseau

La connectivité réseau est un facteur essentiel à prendre en compte lors de l’achat d’une imprimante tout-en-un. Si un appareil multifonction doit être accessible à plusieurs utilisateurs ou PC, que ce soit pour scanner ou imprimer, choisissez un appareil qui inclut une interface réseau Ethernet intégrée. Sans connexion réseau, la capacité de service d’un appareil multifonction est limitée essentiellement à un seul PC (ou exige qu’un partage réseau maladroit soit créé sur le PC hôte et que celui-ci soit toujours disponible pour les autres systèmes).

Connectivité sans fil

L’autre option pour mettre en réseau une imprimante tout-en-un (en plus d’une connexion Ethernet câblée) est la connectivité LAN sans fil. Dans les environnements où de nombreux ordinateurs portables (ou ordinateurs de bureau connectés au réseau local via un réseau sans fil) devront imprimer sur le périphérique multifonction ou recevoir des numérisations de celui-ci, la capacité de réseau sans fil est nécessaire.

Lors de la sélection d’un appareil multifonction auquel les PC se connecteront à l’aide de connexions sans fil, assurez-vous que l’appareil est compatible avec le réseau sans fil existant. De nombreuses organisations adoptent la norme 802.11n pour leur réseau local sans fil (WLAN). Que votre organisation utilise la norme 802.11b, g ou n, vérifiez que le modèle de multifonction acheté correspond à la norme déployée.

Assistance aux pilotes

Les utilisateurs d’Apple Macintosh, de Linux et même de systèmes d’exploitation Windows plus anciens (y compris Windows 2000 et Windows 98) devraient vérifier si les fabricants d’imprimantes tout-en-un offrent une prise en charge des pilotes pour leurs systèmes d’exploitation. La prise en charge des pilotes est essentiellement standard pour les systèmes Windows XP, mais les entreprises doivent quand même vérifier que les modèles tout-en-un qu’elles achètent prennent également en charge Windows Vista. Sans pilote et sans logiciel d’impression, d’imagerie et de télécopie, les utilisateurs d’autres systèmes d’exploitation risquent de ne pas pouvoir utiliser l’appareil multifonction.

Impression recto-verso

L’impression recto-verso est un élément qui est souvent négligé. Les organisations qui ont besoin d’imprimer des rapports ou des formulaires au recto et au verso d’une feuille de papier n’auront pas de chance si elles achètent un appareil tout-en-un qui ne prend pas en charge l’impression recto-verso. Vérifiez que le modèle que vous choisissez correspond aux besoins de votre organisation.

Disponibilité des cartouches de remplacement

Les coûts de remplacement des cartouches, qu’il s’agisse de cartouches à jet d’encre ou de lasers, sont une chose. Trouver des cartouches de remplacement en est une autre.

Si vous envisagez d’acheter des marques hors modèle ou moins connues, il vous sera peut-être difficile de trouver de l’encre de remplacement. Comme les cartouches d’encre semblent souvent tomber en panne au moment le plus inopportun (comme la veille d’une présentation importante), la possibilité de trouver des cartouches de remplacement dans les magasins de fournitures de bureau locaux peut être particulièrement importante.

En vous en tenant à des marques réputées et en utilisant uniquement des cartouches d’encre fournies par le fabricant d’origine, vous pouvez vous assurer que l’encre de remplacement est facilement disponible et que les cartouches fonctionnent aussi bien que les cartouches d’origine lorsque l’appareil était neuf.